Portfolio Coördinator

HBO werk- en denkniveau | € 3.568 – € 5.096 | Schaal 9 | bepaalde tijd (bij goed functioneren om te zetten naar onbepaalde tijd) | 36 uur

Haarlemmermeer is een groeigemeente met meer dan 165.000 inwoners en de thuisbasis van Schiphol. De komende jaren staan we voor grote ruimtelijke en infrastructuuropgaven: nieuwe woningen, duurzame energie, mobiliteit, groen en maatschappelijke voorzieningen. Om daarin de juiste keuzes te maken, moet het overzicht en de informatie over al onze projecten heel goed kloppen. En daarvoor zoeken we jou!

Werken als Portfolio Coördinator bij gemeente Haarlemmermeer betekent...

Werken in een team van ambitieuze professionals;
De schakel zijn tussen het portfolioteam, projectteams en stakeholders vanuit diverse clusters binnen de organisatie;
Het fundament leggen onder integraal portfoliomanagement in het fysieke domein;
Zorgen dat altijd op actuele en betrouwbare informatie kan worden vertrouwd.

De kern van jouw functie

Als Portfolio Coördinator, ben jij een belangrijke schakel binnen het team portfoliomanagement. Jij zorgt voor één actueel, volledig, accuraat en betrouwbaar overzicht van het projectenportfolio binnen het fysieke domein. Je haalt informatie over alle projecten uit het portfolio op bij de clusters, brengt die samen en zorgt dat die klopt; van aanmeldproces tot besluitvorming. Dit is een proces waar jij de regie op voert. Daarnaast kijk je, samen met je collega’s van het portfolioteam, kritisch naar de aangeleverde informatie: klopt één en ander in relatie tot het totaal? Je signaleert afwijkingen en gaat daarover in gesprek met degenen die de informatie bij het portfolioteam aanleveren en denkt, samen met de portfoliomanager, na over een structuur om dit zo efficiënt mogelijk te organiseren. Hierin heb jij een proactieve adviserende rol. Met jouw werk zorg je ervoor dat op basis van volledige, consistente en actuele informatie gestuurd kan worden en besluitvorming plaats kan vinden.

Naast je focus op het overzicht van het projectenportfolio, plan je de overleggen en vergaderingen die nodig zijn in het ritme van de portfoliosturing. Je bereidt de documenten, informatie en presentaties voor die daarbij horen. Daarnaast geef je ook zelf presentaties aan verschillende teams, zorg je voor de nieuwsberichten op intranet en beantwoord je e-mails gericht aan het portfolioteam. Daarmee maak je het via samenwerking mogelijk dat de strategische laag (bestuur, directie en management) kan sturen op feiten in plaats van op losse signalen. Je neemt in dit proces zelf geen besluiten over prioritering of fasering van projecten, maar zorgt er samen met het portfolioteam voor dat anderen dat kunnen doen.

Je werkt nauw samen met de directe collega’s uit team Portfolio, Planning en Advies (PPA) én met collega’s die een rol spelen in het portfolioproces. Dit betekent dus veelvuldige afstemming met onder andere de portfoliomanager en de portfolio- en data analist vanuit team Portfolio, met de planners vanuit de Vakgroep Planning en met de financieel adviseurs vanuit team Advies (ook wel het Bedrijfsbureau genoemd). Daarnaast heb je veel afstemming met onder andere clustermanagers, project- en programmamanagers, ambtelijk opdrachtgevers en project- en business controllers.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Verzorgen van intakegesprekken met clustermanagers en betrokken collega’s bij nieuwe projecten/ initiatieven en toekennen van een unieke projectnummering;
Regie voeren op het verkrijgen van de juiste, volledige en consistente portfolio informatie: van aanmeldproces tot besluitvorming verzamel, controleer en actualiseer je de project- en programmagegevens voor het gehele fysieke domein;
Bewaken van datakwaliteit: (tijdig) signaleren van ontbrekende of afwijkende gegevens en aansturen op herstel in de clusters door project- en programmamanagers, collega’s van de bedrijfsbureaus, et cetera;
Bewaken van portfolio processen;
Opzetten, plannen, faciliteren en vastlegging van overleggen en vergaderingen die in het ritme van portfoliomanagement nodig zijn;
Een bijdrage leveren aan het verbeteren van formats, dashboards en portfolio-instrumenten en het ondersteunen bij de implementatie van portfoliomanagementtool, zodat iedereen op dezelfde manier werkt;
Onderhouden en verbeteren van portfolio-overzichten, spreadsheets en portfoliotools, waarbij je nauw samenwerkt met de portfolio- en data analist;
Portfolio-informatie toegankelijk en bruikbaar maken voor verschillende overleg- en beslisniveaus zoals het college, de directie, de MT’s van de clusters of de portfoliotafels waarin management is vertegenwoordigd;
Opstellen en verspreiden van interne communicatie berichten.

Waar ga je werken?

Als Portfolio Coördinator maak je onderdeel uit van het Portfolio team dat vanuit het Cluster Projecten werkt voor het Fysiek Domein. Onder het Fysiek Domein vallen alle clusters die zich bezig houden met alle activiteiten in de openbare ruimte: Veiligheid, Ruimte, Economie en Duurzaamheid, Projecten, Grond- en Vastgoedzaken, Beheer en Onderhoud, Ingenieursbureau en Gebieds- en Relatiemanagement. Het Cluster Projecten (110 medewerkers, 95 FTE) bestaat uit meerdere teams: Senior Project- en Programmamanagement, Projectmanagement-intern, Projectmanagement-extern, Project Management Office (PMO) en Portfolio, Planning en Advies (PPA). Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt. Het cluster Projecten is ambitieus en er is een dynamische werksfeer met impactvolle projecten in het fysieke domein. Jij komt te werken in team PPA. Dit team bestaat uit circa 15 ervaren en professionele collega’s, inclusief flexibele schil. Binnen ons team komen drie werelden samen: Portfoliomanagement, Projectplanning en het Bedrijfsbureau. Het team is verantwoordelijk voor het adviseren en ondersteunen van de (senior) projectmanagers, opdrachtgevers en het management van het cluster Projecten.

Werken in het fysiek domein van gemeente Haarlemmermeer

Dit zoeken we in jou

Je bent nauwkeurig, houdt overzicht in een omgeving met veel verschillende bronnen en schakelt makkelijk tussen mensen en systemen. Je bent een zelfstarter, hebt sterke communicatieve vaardigheden en werkt nauwkeurig.

Daarnaast heb je:

HBO werk- en denkniveau;
Gevoel voor het bewaken van datakwaliteit en consistentie;
Communicatief sterk, verbindend en resultaatgericht;
Ervaring met het onderhouden van en werken met (data in) overzichten, spreadsheets of portfoliotools;
Sterke samenwerkingsvaardigheden, ook richting managers;
Het vermogen om zelfstandig te werken binnen afgesproken kaders;
Ervaring binnen een gemeentelijke of complexe organisatie is een pré.

Herken jij jezelf hierin?

Upload je motivatie en cv via het sollicitatieformulier. Doe dit voor 31 augustus aanstaande. We gaan aansluitend met jouw sollicitatie aan de slag.
De eerste gespreksronde staat gepland voor maandag 7 september 2026. Wij vragen sollicitanten daarmee rekening te houden.

Meer weten over deze vacature?

Neem contact op met Pauline van der Linden, Teammanager Portfolio, Planning en Advies, via: 023-5674957 of ✉ pauline.van.der.linden@haarlemmermeer.nl.
Voor vragen over de procedure neem je contact op met Rolf van de Haar, Corporate Recruiter, via: 023-5676273 of ✉ recruitment@haarlemmermeer.nl

Portfolio Coördinator