Microsoft 365 Adoptie- en beheerspecialist (24-32 uur)

Help jij collega’s slimmer, veiliger en prettiger digitaal samenwerken?

Met een groeiend aantal inwoners maken we ons klaar voor de toekomst. Daarom zijn we op zoek naar een:

Microsoft 365 Adoptie- en beheerspecialist (24-32 uur) 

• Krijg jij collega’s enthousiast over nieuwe digitale mogelijkheden?
• Kun jij behoeften en knelpunten vertalen naar begrijpelijke en werkbare oplossingen?
• Heb jij ervaring met adoptie, communicatie, training of veranderbegeleiding?
• Kun je collega’s meenemen in het bewust en veilig gebruiken van Microsoft 365?

Dan gaan we graag met je in gesprek. Zeker als je wilt werken voor een gemeente in beweging. Met stedelijke ambities en lef om te vernieuwen. Met dorpen waar mensen naar elkaar omkijken. In Oss staan we nooit stil en gaan we aan de slag. Groot denken, gewoon doen. Er is altijd iets te ontdekken en te ontwikkelen. Oss is bijzonder. Hier komt alles samen.

Dit ga je doen
Als MS365 Adoptie- en beheerspecialist help je medewerkers en teams om Microsoft 365 bewust, veilig en effectief toe te passen in hun dagelijkse werk. Jij zorgt ervoor dat digitale veranderingen niet alleen technisch worden ingevoerd, maar ook begrijpelijk zijn, aansluiten op de werkpraktijk en daadwerkelijk worden gebruikt.

Jouw belangrijkste focus ligt op adoptie en veranderbegeleiding. Je onderzoekt wat collega’s nodig hebben om prettig samen te werken, informatie te delen en hun werk goed uit te voeren. Behoeften, vragen en knelpunten vertaal je naar herkenbare toepassingen, passende werkwijzen en praktische ondersteuning.

Je ontwikkelt communicatie, instructies, demonstraties, trainingen en gebruikerssessies. Je begeleidt medewerkers, teams en key-users bij het in gebruik nemen van nieuwe mogelijkheden en houdt rekening met verschillen in digitale vaardigheden, werkprocessen en ondersteuningsbehoeften.

Daarnaast lever je een bijdrage aan het functioneel beheer van Microsoft 365. Je denkt mee over een gebruiksvriendelijke inrichting, vertaalt gebruikersbehoeften naar concrete functionele oplossingen en ondersteunt bij complexere functionele vragen over instellingen en autorisaties.

• Je onderzoekt behoeften, vragen en knelpunten en vertaalt deze naar herkenbare toepassingen en werkbare afspraken.
• Je ontwikkelt en verzorgt communicatie, instructies, demonstraties, trainingen en gebruikerssessies.
• Je begeleidt medewerkers, teams en key-users bij veranderingen en nieuwe manieren van digitaal samenwerken.
• Je volgt ontwikkelingen binnen Teams, SharePoint, OneDrive en andere Microsoft 365-toepassingen en beoordeelt samen met het beheerteam welke mogelijkheden waarde toevoegen.
• Je maakt inzichtelijk wat een release, update of nieuwe functionaliteit betekent voor medewerkers, welke werkwijze daarbij hoort en welke ondersteuning nodig is.
• Je helpt collega’s ook om bestaande mogelijkheden beter te benutten en volgt na introductie hoe een nieuwe werkwijze wordt ontvangen.
• Je gebruikt signalen, ervaringen en terugkerende vragen om inrichting, communicatie en begeleiding te verbeteren.
• Je vertaalt gebruikersbehoeften naar functionele oplossingen en adviseert over een gebruiksvriendelijke inrichting.
• Je ondersteunt bij complexere functionele vragen en vraagstukken over instellingen en autorisaties.
• Je past afspraken voor informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy toe en legt uit hoe collega’s Microsoft 365 veilig en verantwoord gebruiken.

Twee rollen, één functie
Als M365 Adoptie- en beheerspecialist vervul je een dubbele rol. Enerzijds help je medewerkers en teams om Microsoft 365 optimaal te benutten en begeleid je veranderingen in de digitale werkwijze. Anderzijds draag je zorg voor het functioneel beheer van Microsoft 365, zodat de inrichting en dienstverlening blijven aansluiten op de behoeften van de organisatie. De nadruk ligt op adoptie en veranderbegeleiding, maar functioneel beheer vormt een volwaardig onderdeel van de functie.

Hier ben je verantwoordelijk voor

• Het stimuleren van bewust, veilig en effectief gebruik van Microsoft 365. 
• Het begrijpelijk introduceren van nieuwe functionaliteiten en werkwijzen. 
• Passende communicatie, trainingen, demonstraties en begeleiding bij veranderingen. 
• Het verbinden van gebruikersbehoeften, werkprocessen en functionele mogelijkheden. 
• Het tijdig signaleren van knelpunten, risico's en verbeterkansen in gebruik en inrichting. 
• Het beheren en doorontwikkelen van onderdelen van de Microsoft 365-omgeving vanuit functioneel perspectief. 
• Het beheer van het op SharePoint gebaseerde intranet en andere toegewezen Microsoft 365-toepassingen. 
• Het vertalen van gebruikerswensen naar functionele inrichting, autorisaties en beheerafspraken. 
• Het opstellen en onderhouden van documentatie, werkinstructies en gebruikersrichtlijnen. 
• Goede samenwerking met key-users, proceseigenaren, technisch beheer en betrokken specialisten.

Waar kom je te werken?
Je werkt binnen het team Informatiebeheer en maakt deel uit van het Microsoft 365-beheerteam. Je werkt nauw samen met key-users, proceseigenaren, technisch beheerders, informatieadviseurs, ICT-projecten en collega’s op het gebied van informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy. Binnen deze samenwerking richt jij je vooral op de verbinding tussen mens, werkproces en Microsoft 365.

Waarom werken bij gemeente Oss zo aantrekkelijk is 
Wist je dat Oss een van de grotere gemeente van Brabant is? Met uniek landschap langs de Maas, polders en natuur. We zijn goed verbonden met de wereld om ons heen, via de A50 en A59, drie treinstations en een van de grootste binnenhavens van Nederland.  

Oss is een unieke plek om voor te werken. We zetten ons in voor én met inwoners en ondernemers. 

We denken en doen als één organisatie, één gemeente, één Oss. Waar samenwerken vanzelfsprekend is. Waar we verantwoordelijkheid nemen, delen en geven. Waar we vooruitdenken en bouwen aan een toekomstbestendig Oss. Met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Als Global Goal gemeente werken we samen aan een plek waar je fijn kunt wonen, leven en werken.

Dit bieden we jou

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bevalt het ons beiden? Dan krijg je daarna een vast dienstverband.
• Een salaris van maximaal € 5.624,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (functieschaal 10). De aanloopschaal voor deze functie is schaal 9. Je salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris, dit kun je naar eigen wens inzetten: bijvoorbeeld voor een fiets, extra verlof of je laat het uitbetalen op een moment dat jou past. 
• Individuele opleidingsmogelijkheden en een leerplein met een ruim aanbod.
• In Oss werken we tOss. Dit staat voor Thuis, Ontmoeten, Samenwerken en Stilte. Je werkt dus op de plek waar jij je werk het beste kunt doen. Je krijgt een laptop en een iPhone. Werk je thuis? Dan ontvang je € 3,25 per dag als vergoeding voor hybride werken.
• Pensioenopbouw bij het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP).
• 20 wettelijke vakantiedagen en 8 bovenwettelijke vakantiedagen per kalenderjaar op basis van een fulltime dienstverband.
• Ondersteuning bij het inrichten van een goede en verantwoorde thuiswerkplek.
• Reis je duurzaam met het OV naar je werk? Dan krijg je dit volledig vergoed (2e klas). Kom je op de fiets, elektrische scooter, lopend of carpool je? Dan ontvang je een netto vergoeding van € 0,23 per km met een max van € 750,- per jaar. Maak je meer kosten of reis je met een ander vervoermiddel? Dan kun je via het IKB fiscaal vriendelijk uitruilen.
• Een gemeentehuis op 5 minuten lopen van het station.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om uren te sparen voor lang verlof.

Dit is wat je nodig hebt

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Kennis van Microsoft 365, waaronder Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Planner en Copilot, en gevoel voor de manier waarop medewerkers deze toepassingen gebruiken.
• Ervaring met gebruikersadoptie, communicatie, training of veranderbegeleiding. Ervaring met functioneel beheer is een duidelijke meerwaarde.
• Je kunt nieuwe functionaliteiten snel doorgronden en vertalen naar begrijpelijke, bruikbare toepassingen en werkwijzen.
• Je hebt voldoende functioneel inzicht om mee te denken over inrichting en vraagstukken rond gebruikers, rechten, rollen en autorisaties.
• Je hebt basiskennis van informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy, zoals BIO-richtlijnen en data classificatie, en je kunt geldende kaders praktisch uitleggen.

En verder is het fijn als je meebrengt

• Je bent enthousiast over de mogelijkheden van Microsoft 365 en weet dat enthousiasme over te brengen.
• Je communiceert helder en toegankelijk, ook met niet-technische collega’s.
• Je luistert goed en past je begeleiding aan op verschillen in behoeften en digitale vaardigheden.
• Je bent proactief, organisatiesensitief, analytisch en oplossingsgericht en weet mensen mee te nemen in verandering.
• Je begrijpt de samenhang tussen Microsoft 365, Entra ID, Intune, Conditional Access en Purview en kunt je weg vinden binnen de verschillende Microsoft 365-beheerportalen. Je hoeft deze omgevingen niet zelf technisch te beheren, maar begrijpt wel de impact van instellingen, autorisaties en beleid op het dagelijks gebruik van Microsoft 365. Hierdoor ben je een goede gesprekspartner voor zowel gebruikers als technisch beheerders.
• Bij voorkeur heb je ervaring met Topdesk en change- of wijzigingsprocessen.

Voldoe je niet aan alle eisen, maar denk je dat deze functie bij je past? Dan nodigen we je van harte uit te reageren.

Laat van je horen! 
Enthousiast over de functie M365 Adoptie- en beheerspecialist? Dan zijn we misschien wel een goede match. Je sollicitatie kun je richten aan Casper Bast, Teamleider Informatiebeheer.

Wil je eerst kennismaken voordat je solliciteert? Dat kan. Voor vragen of om een kennismaking af te spreken, bel je Casper Bast via telefoonnummer 14-0412.

Goed om te weten:

• Zien we een match? Dan nodigen we je uit voor een gesprek. De vacature sluit zodra we de juiste persoon hebben gevonden.
• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is onderdeel van onze indiensttredingsprocedure.
• Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.