Medewerker bestuurssecretariaat

Gemeente Voerendaal is een informele organisatie met circa 100 gedreven en betrokken medewerkers. Samen met het gemeentebestuur, inwoners, vrijwilligers en maatschappelijke en regionale partners werken wij aan een betrokken en toekomstbestendige gemeente.

De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen en een collegiale werksfeer. Samenwerking, professionaliteit en persoonlijke ontwikkeling staan centraal.

Ter versterking van het team Bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een:

Medewerker bestuurssecretariaat voor 36 uur per week

De functie

Je maakt deel uit van een team van twee ervaren medewerkers bestuurssecretariaat met ieder hun eigen aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden. 

Samen verzorgen jullie de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, het managementteam en de teamleiders.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het complexe agendabeheer. Je beheert agenda’s in Outlook, stemt afspraken af met verschillende betrokkenen en houdt rekening met bestuurlijke prioriteiten en onderlinge samenhang.

Daarnaast verzorg je onder meer:

• de voorbereiding en administratieve ondersteuning van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen;  
• de voorbereiding van het teamleidersoverleg;  
• de coördinatie van de digitale vergaderstukkenstroom en de organisatorische planning rond een aantal projecten; 
• administratieve werkzaamheden rondom het college en managementteam;
• ondersteuning van de kabinetsmedewerker bij uiteenlopende werkzaamheden, waaronder de organisatie van jaarlijkse bijeenkomsten zoals Dodenherdenking, veteranenactiviteiten en werkzaamheden rondom bijzondere jubileea.

Je hebt in deze functie veel contact met bestuurders, management, collega’s en externe partijen. Je bent daarmee een belangrijk aanspreekpunt en draagt bij aan een goede en professionele ondersteuning van het gemeentebestuur en de organisatie. Je werkt dagelijks met Outlook, iBabs, Microsoft Teams en het Zaaksysteem. 

Wat vragen wij?

Voor deze functie zoeken wij een collega die zorgvuldig en zelfstandig werkt en goed kan functioneren in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving.

• Je hebt  gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en begrijpt het ambtelijk-bestuurlijke samenspel;
• Je kunt snel schakelen en tegelijkertijd overzicht en structuur behouden, je laat  je niet van de wijs brengen;
• Je hebt een talent voor plannen, organiseren en prioriteren;
• Je signaleert wat nodig is en handelt proactief;
• Je bent in staat om de juiste vragen te stellen om te komen tot het gewenste resultaat;
• Je bent assertief dienstverlenend, representatief en je kunt op een professionele en vriendelijke manier grenzen aangeven;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en processen;
• Je werkt nauwkeurig en bent organisatorisch sterk;
• Je digitale vaardigheden zijn uitstekend;
• Je bent collegiaal en werkt graag samen.

Daarnaast beschik je over:

• minimaal mbo 4+-niveau;
• aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur ervaring binnen een gemeente of een andere politiek-bestuurlijke organisatie. 

Wat bieden wij?

Je komt te werken in een informele en professionele werkomgeving met korte lijnen en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid. Binnen de kaders en werkafspraken van het bestuurssecretariaat krijg je de ruimte om je werkzaamheden zelfstandig uit te voeren en mee te denken over de verdere ontwikkeling van het secretariaat.

Wij bieden:

• Een informele collegiale werksfeer;
• Ruime ontplooiingsmogelijkheden waaronder cursus- en trainingsmogelijkheden;
• Flexibele werktijden;
• Een reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding per gewerkte dag;
• Het salaris van deze functie is ingedeeld inschaal 7 maximaal €4.065 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB bedraagt 17,05% over je brutosalaris en kun je vrij inzetten voor bijvoorbeeld het kopen van extra verlof of als extra aanvulling op je salaris op een moment dat jij daarvoor kiest. Je kunt hiermee keuzes maken die passen bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen;
• Een bijdrage in de premie van je ziektekostenverzekering. Vanaf schaal 6 is dat een bedrag van € 168 per jaar;
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met optie tot verlenging;
• Goede bereikbaarheid met openbaar vervoer en auto;
• Iedere dinsdag verse soep en fruit.
• Gedurende het jaar zijn er verschillende personeelsactiviteiten zoals een jaarlijkse zomeractiviteit, kerstviering en nieuwjaarsontbijt. Allemaal georganiseerd door collega’s. Ook vinden regelmatig personeelsbijeenkomsten plaats waarin ontwikkelingen en projecten binnen de organisatie worden toegelicht, zodat je altijd op de hoogte bent van wat er speelt.

Interesse?

Werk jij graag in een politiek-bestuurlijke omgeving en wil je een belangrijke bijdrage leveren aan een goede ondersteuning van B&W en het management? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren.

Reageer uiterlijk 7 oktober via de website van IGOM.

Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Tom Steijns, teamleider Informatie, Communicatie en Organisatiebeheer 06 18 29 04 15.

De eerste kennismakingsgesprekken vinden plaats in de week van 12 oktober.

Deze vacature wordt intern en extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.