Bestuurssecretaresse

Werk voor een gemeente met de mentaliteit van doeners en ja-denkers. Het is hier klein genoeg om je collega’s te kennen en groot genoeg om impact te maken. In Hoorn krijgen we dingen voor elkaar. Steeds meer stad worden, dat is onze ambitie. Daarom werken we aan uitdagende projecten en creëren we extra voorzieningen. Ga aan de slag in deze omgeving vol beweging en betekenis. Geef je werk meer kleur!

Zo geef jij meer kleur aan je werk 

Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je schakelt voortdurend tussen wethouder, collega’s in de organisatie en externe relaties over de agenda, spoedoverleg of (vertrouwelijke) stukken. In die dynamiek zorg jij er voor dat de drukke en complexe agenda van de wethouders slim en efficiënt wordt ingericht. Je weet wat er speelt in de gemeente en het lokale bestuur. Bij het plannen en inrichten van de agenda werk je proactief en houd je rekening met alle prioriteiten van het college en de belangen die daarbij spelen. Je ziet wat er aan komt, anticipeert daarop en regelt het voor de wethouder. 

Dit ga je doen

• Je biedt secretariële ondersteuning aan het bestuur, waarbij agendabeheer de hoofdtaak is.
• Je houdt toezicht op de mailbox van de wethouder op vergaderdata en -stukken en andere urgente berichten en zorgt dat deze tijdig onder de aandacht van de wethouder komen. 
• Je verzamelt informatie uit de organisatie ter voorbereiding op vergaderingen en zorgt dat vergaderstukken tijdig via ons digitale systeem IBabs beschikbaar zijn.
• Je bent de eerste schakel voor de wethouder naar de ambtelijke organisatie, inwoners en externe relaties. 

Dit heb jij in huis 

Het vraagt creativiteit en oplossingsgerichtheid om de agenda van de wethouders goed te kunnen beheren. Daarbij werk je gestructureerd en zorgvuldig en weet je als geen ander om te gaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent communicatief vaardig, schakelt snel en komt tot creatieve oplossingen. Daarnaast ben je, effectief en assertief in je omgang met zowel interne als externe contacten. Tot slot ben je politiek sensitief en leef je je gemakkelijk in de belevingswereld in van zowel de bestuurders als je collega’s. 

Verder:

• Heb je minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
• Heb je meerdere jaren werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse.
• Ervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente is een pré.
• Heeft Outlook geen geheimen voor je. 
• Ben je hands-on, bevlogen, flexibel, stressbestendig en resultaatgericht.
• Werkdagen in ieder geval op woensdag en donderdag en verder in overleg.

Wat bieden wij jou?

• Salaris van maximaal € 4.065 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 7). Afhankelijk van ervaring en opleiding is aanstelling in uitloopschaal 8 mogelijk. 
• Een functie voor 24 uur per week.
• Uitzicht op een vast dienstverband na 12 maanden.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris, flexibel in te zetten voor uitbetaling, extra vakantiedagen of fiscaal voordeel op o.a. sport, ICT, fiets, cultuur, mantelzorg, opleiding en DUO-aflossing. 
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer of volledige OV-vergoeding.
• Goede opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via de Westfriesland Academie.
• Er zijn thuiswerkmogelijkheden, maar deze functie vraagt overwegend aanwezigheid op kantoor om samen met je collega’s de wethouders optimaal te kunnen ondersteunen. 
• Je ontvangt een laptop en smartphone.

Het team 

De gemeente Hoorn is een prettige werkgever met een informele werksfeer. Het bestuurssecretariaat bestaat uit 5 betrokken en hardwerkende collega’s. Jullie ondersteunen samen het college met daarin 5 wethouders en de directie. Je werkt voor meerdere wethouders en je vervangt zo nodig je collega’s. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het team Bestuurs- en Juridische zaken, Communicatie en Inkoop. 

Geïnteresseerd?

• Bel voor inhoudelijke informatie over de vacature met Sascha Roelofs via telefoonnummer 06-31028823 of mail naar s.roelofs@hoorn.nl.
• Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met onze recruiter Marlies Driessen via 06-21304194 of mail naar werkenvoor@hoorn.nl.
• Reageren kan tot en met zondag 12 juli.
• Save the date! Zijn wij enthousiast geworden? Dan ontvang je een uitnodiging voor een gesprek op het stadhuis op donderdag 16 juli. We vinden het fijn als je daarmee rekening houdt in je agenda.
• Voor alle functies binnen de gemeente Hoorn is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of mogelijk VOG-P vereist. De kosten worden door ons vergoed.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld