Bestuurssecretaresse (m/v/x | 2Fte)

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse zorg jij dat een volle bestuurlijke werkdag ook echt uitvoerbaar is. Je beheert een complexe agenda, maakt scherpe keuzes wanneer afspraken botsen en zorgt dat bestuurders op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Rondom collegevergaderingen houd je deadlines, stukken en vervolgacties nauwlettend in de gaten. Verandert de planning onverwacht? Dan schakel jij direct, stem je af met de betrokkenen en voorkom je dat belangrijke afspraken of acties blijven liggen. Ook ben je een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, externe relaties en inwoners die contact zoeken met het bestuur.

Je krijgt in deze functie geen dichtgetimmerd takenpakket. We bouwen samen aan een bestuurssecretariaat dat stevig staat en verdelen de werkzaamheden op basis van ervaring, talent en wat er dagelijks nodig is. Dat geeft jou de ruimte om niet alleen zaken goed te regelen, maar ook mee te denken over hoe het slimmer en beter kan. Soms vraagt het werk om flexibiliteit buiten de gebruikelijke kantooruren, bijvoorbeeld wanneer een bestuurder onverwacht ondersteuning nodig heeft. Dat komt niet structureel voor, maar op zulke momenten kunnen we op jou rekenen.

Wat bieden we jou?

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, waarbij we de uitdrukkelijke intentie hebben om aansluitend om te zetten naar een vaste overeenkomst.
• Afhankelijk van kennis en ervaring, word je ingeschaald in functieschaal 8 tot maximaal €4556,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, exclusief de opbouw van het individueel keuzebudget (IKB) ter grootte van 17,05% van je brutosalaris. 
• Het individueel keuzebudget is vrij besteedbaar en kan bruto worden uitgekeerd of worden uitgeruild voor o.a. het kopen van extra verlof.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder volledige vergoeding woon-werk verkeer (€ 0,25 netto per kilometer) of vergoeding openbaar vervoer en een hybridevergoeding voor thuiswerken.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan wij als gemeente 70% betalen.
• Wegwijs in het Westerkwartier ons interactieve introductieprogramma.
• Ook beschikken we over een opleidingsbudget zodat jij je kunt scholen om actueel te blijven op de laatste ontwikkelingen. 
• Onze arbeidstijden en werkplek zijn flexibel. Ben je nodig op kantoor of op locatie? Dan is daar voor jou een plek. Laat het werk het toe, dan kun je thuiswerken en regelen wij de werkplekinrichting.

Wie ben jij?

Jij krijgt er energie van om een bestuurder zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Je overziet wat er speelt, herkent welke afspraken voorrang hebben en wacht niet totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Wanneer agenda’s wijzigen of belangen botsen, blijf je rustig en kom je snel tot een werkbare oplossing. Je communiceert duidelijk, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet hoe je je beweegt in een bestuurlijke omgeving. Daarnaast breng je het volgende mee:

• Je beschikt over minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau en hebt minimaal twee jaar ervaring als bestuurssecretaresse, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en kunt goed werken met Outlook en iBabs.
• Je kent de dynamiek van een bestuurlijke omgeving; kennis van gemeentelijke besluitvormingsprocessen is een duidelijke pré.

We werken binnen de gemeente Westerkwartier met de volgende kernwaarden:

• Verantwoordelijkheid: Je neemt verantwoordelijkheid voor je keuzes en handelt transparant en betrouwbaar in het belang van de inwoners.
• Verbinding: Je werkt samen, luistert actief en brengt mensen en ideeën bij elkaar om de gemeenschap te versterken.
• Wendbaarheid: Je speelt flexibel en proactief in op veranderingen, met oog voor innovatie en maatwerk.

Het team

Je werkt in team Bestuurs en directieondersteuning, onderdeel van de staf. Een betrokken team van 14 collega’s, bestaande uit bestuurssecretaresses, bestuursadviseurs, concernstrategen, een directieadviseur en een senior adviseur Nij Begun. Vanuit Zuidhorn werk je dicht op het bestuur en de directie. Je krijgt van dichtbij mee wat er speelt binnen de organisatie. Wat dit team bijzonder maakt, is de dynamiek: geen dag verloopt hetzelfde en prioriteiten kunnen snel veranderen. Samen zorgen jullie dat bestuur en directie overzicht houden en ondersteund worden in de dagelijkse praktijk. Jij voelt je thuis in een omgeving waarin snel schakelen vanzelfsprekend is en waarin jij met jouw rust en overzicht echt het verschil maakt.

Gemeente Westerkwartier

In gemeente Westerkwartier staan we dicht bij onze inwoners. We houden van duidelijkheid: geen ingewikkelde verhalen, maar concrete resultaten waar iedereen beter van wordt. Samen werken we aan een sterke gemeenschap, met beide benen op de grond en een open blik voor nieuwe ideeën. Of je nu net begint of al jaren ervaring hebt, jouw talent maakt onze gemeente mooier. Bij Westerkwartier draait alles om ‘wij’. Want hier werk je samen met collega’s, inwoners en partners en om écht impact te maken. Zo komen we verder en maken we het verschil.

Meer informatie

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met teammanager Griëtte Sinnige 06 29 31 81 57. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met corporate recruiter Jan-Willem van der Meulen 06 15 51 28 27.

Solliciteren

Ben jij de collega die met ons verder wil bouwen aan de gemeente Westerkwartier? Dan ontvangen we jouw motivatie en cv graag uiterlijk 18 oktober via www.werkenvoorgroningen.nl onder vermelding van vacaturenummer 2026093. De gesprekken vinden plaats op 26 oktober.

We nemen graag zelf de verantwoordelijkheid voor ons wervingsproces. Aanbiedingen op onze vacatures worden daarom niet gewaardeerd.